Возможность проведения письменных опросов в электронном виде через специализированные площадки на интернет-ресурсах появилась с принятием ЗАКОНА РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ от 4 мая 2019 г. № 185-З "Об изменении законов по вопросам правового регулирования жилищных отношений".

В частности, в ст.166 ЖК: 8. При необходимости общее собрание членов организации собственников может проводиться в форме письменного опроса. При этом каждому члену организации собственников вручается под роспись либо направляется заказным письмом с уведомлением о получении или иным способом, предусмотренным решением общего собрания (собрания уполномоченных) членов организации собственников, бюллетень для голосования единого образца, установленного правлением организации собственников.

А также: 9. ... Член организации собственников, получивший такой бюллетень, заполняет его, выражая свое мнение по вопросам повестки дня («за», «против», «воздержался»), подписывает его и направляет по адресу, указанному в бюллетене для голосования, либо иным способом, предусмотренным решением общего собрания (собранием уполномоченных) членов организации собственников.

Таким образом, Жилищный Кодекс разрешает отправлять бюллетень "иным способом, предусмотренным решением общего собрания (собрания уполномоченных)". Это значит, что, в соответствии с Жилищным Кодексом, товариществу собственников для получения возможности использования письменных опросов в электронном виде достаточно соответствующего решения общего собрания или собрания уполномоченных. По результатам опроса на общем собрании рекомендуется закрепить возможность проведения электронного голосования в Уставе товарищества собственников.

Чтобы избежать разночтений указанных статей Жилищного Кодекса, нами был направлен запрос в Министерство Жилищно-Коммунального Хозяйства Республики Беларусь и получен следующий ответ:

Из ответа Министерства ЖКХ следует, что электронные опросы проводить не запрещено, но необходимо выполнить следующие условия:

• утвердить общим собранием возможность проведения письменного опроса электронным голосованием
• установить единую форму бюллетеня электронного опроса правлением ТС
• обеспечить однозначную идентификацию проголосовавших пользователей

Нашим порталом предлагается единая форма бюллетеня электронного голосования, которую необходимо утвердить собранием членов правления вашего товарищества собственников. Идентификация проголосовавших пользователей у нас обеспечивается двухфакторной авторизацией: по логину и паролю при входе на портал и при введении кода из полученного смс-сообщения при участии в электронном голосовании. При этом в проголосовавшем бюллетене фиксируется номер телефона, на который была отправлена смс с кодом. В дальнейшем данная информация может помочь с определением личности собственника по запросу суда оператору мобильной связи, если возникнет такая необходимость.

Так как электронное голосование в соответствии с Жилищным Кодексом является сложной процедурой, имеющей свои тонкости и юридические нюансы, ниже можно подробно ознакомиться, каким образом данная возможность реализована на нашем портале: от создания голосования и до его завершения.

Создание нового электронного письменного опроса

Новый письменный опрос может создать председатель товарищества собственников или любой из членов правления.

При создании нового голосования можно получить подсказку из Жилищного Кодекса о требованиях по проведению опроса и принятия решений:

Созданный опрос будет опубликован и доступен пользователям с даты, выбранной в качестве даты начала голосования. До этого опрос виден только правлению товарищества собственников и доступен для редактирования и удаления создателю голосования. Начиная со дня опубликования, голосование редактировать и удалить будет невозможно.

Участие в опросе обычных пользователей

В разделе "Голосования" пользователям доступны актуальный и предыдущие опросы:

При нажатии на поле актуального опроса, открывается бюллетень:

Пользователь имеет возможность голосовать от квартир, где он является собственником или имеет актуальную доверенность. В электронном бюллетене пользователю предоставляется выбор, голоса какой из своих квартир будут использоваться при заполнении электронного бюллетеня.

На странице электронного бюллетеня есть кнопка "Скачать чистый бюллетень". После нажатия на неё, на компьютере пользователя сохраняется копия незаполненного бюллетеня в формате PDF. Его можно распечатать и передать собственникам, которые не могут или не желают участвовать в электронном голосовании.

После голосования пользователю предоставляется выбор, проголосовать электронно с сохранением результата в базе данных или скачать заполненный бюллетень в формате PDF, распечатать, подписать и передать в ТС по месту представления. При выборе электронного голосования, пользователю отправляется смс с кодом на номер, выбранный пользователем в личном кабенете. Это необходимодля подтверждения личности пользователя. Номер телефона, по которому была подтверждена личность, сохраняется в проголосовавшем бюллетене.

Пользователь имеет возможность голосовать от квартир, где он является собственником или имеет актуальную доверенность. В электронном бюллетене пользователю предоставляется выбор, голоса какой из своих квартир будут использоваться при заполнении электронного бюллетеня.

Для того, чтобы правление товарищества собственников могло обезопасить себя ещё в большей степени от случаев, когда при возможном судебном разбирательстве возникнет спор о надёжности подтверждения личности проголосовавшего пользователя, средства портала предоставляют дополнительную функцию "подтверждения личности".
Суть её заключается в следующем:
пользователь не имеет возможности проглосовать в электронном голосовании, пока его личность не будет подтверждена председателем правления ТС;
для подтверждения личности пользователя, председатель правления заводит специальный журнал, в котором собирает подписи собственников о том, что только они имеют доступ к порталу по логину и паролю, обязуются никому не передавать пару логин - пароль, а также просят использовать при электронном голосовании указанный ими номер телефона для идентификации личности.
После получения подобной подписи, председатель в настройках администрирования нажимает кнопку подтверждения личности напротив фамилии собственника, и добавляет ему в скрытый профиль номер телефона, на который будет отправляться смс с кодом при голосовании.
Использование функции "подтверждение личности" не является обязательным при проведении электронного голосования, и правление ТС может её использовать по своему усмотрению.

Пока личность пользователя не подтверждена, в бюллетене ему будет отображаться следующее сообщение:

При выборе пользователем электронного голосования, ему открывается следующее окно:

После того, как пользователь нажмёт кнопку "Проголосовать", результат его голосования сохранится в базе данных, а пользователю откроется бюллетень с указанием срока, когда будет доступен результат голосования (на следующий день после подсчёта голосов).

При нажатии на кнопку-ссылку у номера своей квартиры в бюллетене, пользователь может открыть результаты своего голосования.

Если на страницу бюллетеня зашёл пользователь, от квартиры которого уже проголосовали по доверенности, ему отобразится, кто, когда и по какой доверенности проголосовал:

Стоит отметить, что в базе данных результаты голосования, а также личные данные проголосовавших пользователей, в том числе номера телефонов, хранятся в зашифрованном по алгоритмам AES-256 виде и подписаны кодом аутентификации сообщения (MAC) для предотвращения любых изменений в зашифрованной строке. Также реализована защита от подмены результата голосования пользователя результатом какого-либо другого пользователя.

Таким образом, для того, чтобы принять участие в электронном голосовании, от пользователя требуется несколько простых действий:

• при регистрации или после в личном кабинете указать актуальный номер телефона для смс-рассылок
• зайти в раздел Голосование и открыть бюллетень актуального голосования
• выбрать варианты ответов ДА, НЕТ или ВОЗДЕРЖАЛСЯ во всех предлагаемых вопросах
• нажать "Продолжить" в блоке электронного голосования, ввести код из сообщения смс и нажать "Проголосовать"

Как вы можете видеть, раздел "Голосование" реализован максимально просто для пользователей и в то же время учитывает все требования Жилищного Кодекса.

Возможности для председателя и членов правления при проведении электронного голосования

Так как правлению необходимо контролировать ход проведения голосования и получать максимум информации в реальном времени, на портале реализован дополнительный функционал для этих целей. Председателю и членам правления актуальное голосование доступно в следующем виде:

После нажатия на кнопку статистики в правом верхнем углу карточки голосования открывается информация, кто и когда просмотрел бюллетень голосования. Таким образом фиксируется факт ознакомления собственников с повесткой голосования, что может быть полезно при возможном судебном разбирательстве.

По ссылке "Текущий результат" открывается информация о ходе голосования

По ссылке "Не принявшие участие в опросе квартиры" открывается страница с номерами квартир, ФИО собственников и их номерами телефонов. Данная информация будет полезна для обзвона или массовой смс-рассылки с просьбой принять участие в голосовании:

Также есть возможность экспортировать указанную таблицу в формате Excel для последующей печати и раздачи членам правления для работы по обзвону и т.п.

По ссылке "Принявшие участие в опросе квартиры" доступна аналогичная страница, но только с проголосовавшими квартирами и без возможности экспорта в Excel.

Ссылка "Внести результат пользователя" предназначена для внесения в электронную базу результатов опросов пользователей, проголосовавших по бумажному бюллетеню:

После выбора пользователя открывается стандартный бюллетень с дополнительными строками: "номер и дата бюллетеня письменного опроса" и "Сканированная копия проголосовавшего бюллетеня в формате PDF". Внесение в базу результатов пользователей, проголосовавших по бумажному бюллетеню, необходимо для корректного подсчёта результата письменного опроса. После внесения результата пользователя, в проголосовавшем бюллетене будет доступна информация о бумажном бюллетене и кто внёс результат. При нажатии на кнопку ссылки у адреса квартиры, откроется электронный бюллетень с результатом голосования, где доступна ссылка на сканированный вариант бумажного бюллетеня.

Для обеспечения кворума на общих собраниях, в некоторых ТС собственники, которые не всегда имеют возможность участовать в голосовании, выдали доверенность на голосование от своего имени уполномоченным членам товарищества собственников. Возможность проголосовать по доверенностям уполномоченным даётся в промежутке после даты завершения голосования до даты подсчёта голосов. Уполномоченным доверенности от собственников может добавить председатель в настройках администрирования.

Итоги электронного голосования

После дня подсчёта голосов, пользователям становятся доступны результаты голосования в виде электронного протокола. При этом собственнику отображается, доля какой из его квартир в собственности приняла участие в голосовании.

У председателя и членов правления есть возможность скачать полностью оформленный и готовый к печати и подписи протокол в формате PDF. В качестве подписантов автоматически добавляются председатель и все члены правления, а также секретарь собрания членов правления.

Также члены правления могут просмотреть в электронном виде и скачать в формате PDF проголосовавшие бюллетени как все сразу так и выборочно. Проголосовавший бюллетень имеет QR-код, отсканировав который можно открыть страницу данного бюллетеня в электронном виде на портале для верификации. Таким образом реализована защита от подмены результатов при печати бюллетеня. Также данная возможность может понадобиться при возможном судебном разбирательстве для проверки подлинности представленного бюллетеня. При этом на каждом бюллетене сохранён номер телефона, на который была отправлена смс с кодом при электронном голосовании. В базе данных указанный номер хранится в зашифрованном виде, и подменить его невозможно. По запросу суда сотовому оператору можно определить принадлежность данного номера телефона на момент проведения электронного опроса.